Inleiding planningssysteem vrijwilligers
Voor het inplannen en administreren van vrijwilligerswerk gebruikt UVV Honk- en Softbal vanaf 2018 het planningssysteem van VrijwilligersTekort.nl. Hiermee kan ieder lid zichzelf aanmelden voor vrijwilligerstaken binnen de vereniging. Het systeem is via een webbrowser (zoals Chrome, Internet Explorer, Edge of Firefox) te benaderen. Op deze pagina vind je meer informatie over de belangrijkste functies van het systeem.

Belangrijkste functies:

• Registreren (eenmalig)
• Inloggen
• Aanmelden voor vrijwilligerstaak
• Overzicht van aangemelde vrijwilligerstaken
• Ruilen van vrijwilligerstaak
• Afmelden voor vrijwilligerstaak
• Planning weergeven (zonder inloggen)
• Behaalde vrijwilligerspunten

Wanneer je verdere vragen hebt over het gebruik van het planningssysteem dan kun je deze stellen aan: vrijwilligers-hs@asvuvv.nl

Registreren (eenmalig)
Voordat je gebruik kunt maken van het systeem dien je je eenmalig te registreren als gebruiker. Je krijgt dan een gebruikersnaam en wachtwoord krijgt waarmee je op het systeem kunt inloggen. Registratie gaat via de registratiepagina en deze is te benaderen via de volgende link. Dit is de reguliere inlogpagina maar rechtsboven staat een knop waarmee je je voor de eerste keer kunt registreren 

Op deze pagina word je gevraagd om een aantal gegevens in te vullen:

• E-mailadres en wachtwoord waar je mee in wilt inloggen.
• Nickname waarmee je voor andere gebruikers zichtbaar bent.
• Voornaam en achternaam waarmee de administratie je vrijwilligersuren op de juiste naam kan registreren.
• Geboortedatum zodat er kan worden gecheckt of een gebruiker voor bardiensten kan worden ingezet.
• Voorkeurstaken die je zou willen uitvoeren (je wordt dan nog niet ingepland!).
• Expertise en ervaring zodat we weten wie we kunnen benaderen indien er specifieke expertise wordt gezocht binnen de vereniging.

Indien je zelf geen lid bent van de vereniging maar namens je kind (onder 16 jaar) vrijwilligerswerk uitvoert, dien je in het systeem ook aan te geven voor welk kind je het vrijwilligerswerk uitvoert. Je kunt je kind registreren door na je registratie in te loggen op het systeem en naar de ‘Instellingen’ tab te gaan. Hier kun je onder het kopje ‘Familie instellingen’ een of meerdere kinderen opgeven.


Inloggen
Inloggen op het systeem gaat via de inlogpagina en deze is te benaderen met de volgende link. Op de pagina kun je inloggen met je e-mailadres en wachtwoord dat je tijdens de registratie hebt opgegeven.

Wachtwoord vergeten?

Ga naar de inlogpagina en gebruik de optie ‘Wachtwoord vergeten? ‘ om je gegevens te resetten.

Nog niet geregistreerd?

Ga dan naar de pagina (eenmalig) om te lezen hoe je je zelf kunt registreren.

Aanmelden voor vrijwilligerstaak
Wanneer je je voor een vrijwilligerstaak wilt aanmelden, dien je in te loggen op het systeem. Je komt dan terecht op je profielpagina en kiest dan voor het tabblad ‘Vrijwilligers’. Vervolgens krijg je een overzicht van de planning met vrijwilligerstaken te zien.

Het beste overzicht is te verkrijgen wanneer je de planning op het hele scherm toont, klik hiervoor op de knop ‘Bekijk planning op volledig scherm’ die rechtsboven in beeld staat. Vervolgens kan je het beste voor week weergave kiezen zodat de taakomschrijvingen ook zichtbaar zijn.

Wanneer je meer informatie over een taak wilt hebben, kun je eenvoudig op de taak uit het weekoverzicht klikken. Er verschijnt dan een scherm met een omschrijving van de taak, wanneer deze dient te worden uitgevoerd, hoeveel vrijwilligerspunten je er voor krijgt en wie zich al heeft ingeschreven. Onderaan het scherm kun je je eenvoudig aanmelden met de knop ‘Plan jezelf in’. Wanneer je je hebt aangemeld, ontvang je per e-mail een bevestiging van je aanmelding. Op dat moment wordt er op je gerekend dat je het vrijwilligerswerk uitvoert en kan je je niet zo maar meer afmelden voor deze taak (zie voor meer informatie ‘Ruilen van vrijwilligerswerk’ en ‘Afmelden voor vrijwilligerstaak’).

Als een taak al voldoende vrijwilligers heeft dan kun je je niet meer aanmelden voor de taak. In dat geval zal ook het balkje boven in de taak (in het weekoverzicht) groen kleuren. Wanneer er nog vrijwilligers worden gezocht is dit balkje rood of oranje.

Overzicht van aangemelde vrijwilligerstaken
Op je profielpagina vind je een overzicht van de vrijwilligerstaken waarvoor je je hebt aangemeld. Je komt op je profielpagina door in te loggen op het systeem. Zorg vervolgens dat het tabblad ‘Profiel’ is geselecteerd. Je kunt dan onderaan de pagina zien voor welke taken je je hebt aangemeld.

Ruilen van vrijwilligerstaak
Wanneer je je hebt aangemeld voor een vrijwilligerstaak wordt er op je gerekend en kan je je niet meer zomaar afmelden voor een taak. Uiteraard kan je wel proberen om je taak met iemand anders te ruilen en hiervoor ben je zelf verantwoordelijk.
Het ruilen van vrijwilligerstaken wordt (nog) niet volledig door het systeem ondersteund. Daarom geldt de volgende werkwijze voor het ruilen van vrijwilligerstaken. Stuur uiterlijk enkele dagen voordat je taak begint een e-mail naar de vrijwilligerscoördinator (vrijwilligers-hs@asvuvv.nl) waarin je verzoekt om je taak te ruilen. Geef daarbij duidelijk aan:

• om welke taak het gaat (incl. datum),
• met wie je wilt ruilen en welke taak (incl. datum),
• en zet de persoon met wie je wilt ruilen in de cc van je e-mail.

De vrijwilligerscoördinator zal het ruilen dan in het systeem doorvoeren en hier krijg je dan beiden een bevestiging van. Indien niet de volledige informatie wordt aangeleverd, kan er niet worden geruild en wordt er verwacht dat je zelf de taak uitvoert.

Afmelden voor vrijwilligerstaak

Wanneer je je hebt aangemeld voor een vrijwilligerstaak wordt er op je gerekend en kan je je niet meer zomaar afmelden voor een taak. Mocht je toch niet kunnen dan dien je zelf voor een vervanger te zorgen (zie voor meer informatie ‘Ruilen van vrijwilligerstaak’).
Uiteraard zijn er altijd onvoorziene omstandigheden waardoor je een taak niet kunt uitvoeren en je ook geen vervanger kunt regelen. In deze gevallen kun je een e-mail sturen aan de vrijwilligerscoördinator (vrijwilligers-hs@asvuvv.nl) waarin je met opgaaf van reden aangeeft welke taak je niet kunt uitvoeren. Deze kan je dan afmelden voor de vrijwilligerstaak waarvoor je je hebt opgegeven in het planningssysteem.

Planning weergeven (zonder inloggen)

Via het planningssysteem is een overzicht van de planning op te vragen. Hiermee kun je als gebruiker inzicht krijgen in de taken waarvoor vrijwilligers worden gezocht. Het overzicht is te benaderen met de volgende link.
Het beste overzicht is te verkrijgen wanneer je de planning op het hele scherm toont, klik hiervoor op de knop ‘Bekijk planning op volledig scherm’ die rechtsboven in beeld staat. Vervolgens kan je het beste voor ‘week weergave’ kiezen zodat de taakomschrijving ook zichtbaar is. Wanneer je meer informatie over een taak wilt hebben, kan je eenvoudig op de taak uit het weekoverzicht klikken.
De planning is voor iedereen zichtbaar en je hoeft hiervoor niet te zijn ingelogd.

Behaalde vrijwilligerspunten
Voor een overzicht van je behaalde vrijwilligerspunten ga je naar je profielpagina. Je komt op je profielpagina door in te loggen op het systeem. Zorg vervolgens dat het tabblad ‘Profiel’ is geselecteerd. Hierop is te zien hoeveel vrijwilligerspunten je tot nu toe hebt behaald en hoeveel punten je moet behalen.
Vrijwilligerspunten komen overeen met vrijwilligersuren in het systeem.